香港記帳指南:2026 完整實戰手冊。

根據《公司條例》及《稅務條例》,香港有限公司須備妥適當嘅帳簿同紀錄。實際上即係:每筆交易要記錄、每條紀錄要對得上原始憑證、每筆銀行交易要可以對到總帳。

格式可以靈活 — 紙本、Excel 或會計軟件都得。但保留期唔可以慳:紀錄至少要保存交易完成後 7 年。

• 每日輸入 — 銷售、採購、開支、收支。
• 每月對帳 — 每個銀行、信用卡同收款帳戶。
• 年度財務報表 — 按 HK GAAP 編製。

COA 係所有報表嘅骨幹,早期搞啱一勞永逸,搞錯就要返轉頭重 mapping 好多年。

我哋建議香港中小企由五大類別開始(資產、負債、權益、收入、開支),除非業務真係需要,否則唔好過度細分。

• 用 4 位數字編碼(每個類別 1000–5999)— 方便保留子科目空間。
• 按功能分開營運開支,而非供應商(例如「雲端基建」而非「AWS」)。
• 所有強積金扣除統一一個科目,每月對住強積金受託人結單。
• 若涉外幣,設立專門嘅匯兌損益科目。

基本要求好直接:任何影響財務報表數字嘅紀錄都要可以提供。

• 銷售發票、貸方票據及相關合約。
• 採購發票、收據及供應商月結單。
• 銀行月結單、入數紙及支票存根。
• 工資冊、強積金供款結單及董事貸款協議。
• 存貨盤點紀錄(若持有存貨)及資產登記冊(若提折舊)。

能每月結帳嘅記帳功能,可以順利通過審計。紀律比速度更重要 — 不過現代 AI 工具可以兩者兼得。

• 對帳每個銀行戶口至日結餘額。
• 配對每張發票至付款或應收帳齡。
• 審視同入應計、預付及折舊。
• 對比上月,追查超出門檻嘅變化。
• 出報表前鎖期。

做過幾百單香港 engagement 之後,以下幾個錯誤反覆出現。

• 混合使用董事卡支付私人同公司開支,卻冇對帳。
• 當銀行交易係憑證 — 冇相關發票就算唔上。
• 將外幣發票按結算日匯率而非發票日匯率入帳。
• 報表已出咗仍然冇鎖期。

AI 唔取代以上紀律 — 但會減去 80% 嘅人手工作。HeyBen 等 AI 會計代理會讀取銀行對接、按 COA 編碼、掃描收據,並準備好月結畀人類覆核。

覆核者嘅工作不變:判斷、範圍同簽核。其他全部交畀代理。